Спланировать следующий месяц.
Важные требования к форме
Задачи урока:
- Управление не существует без понятия – план.
- Требования к форме плана – бюджета месяца.
- От бюджета месяца к бюджету года.
Вы не составляете финансовых планов на месяц, год? Значит, то, что происходит в Вашей организации, не называется управлением. Категория управление умирает без слова – план. Это в равной степени относится и к управлению персоналом, управлению маркетингом, менеджменту организации и др.
Начнем с важнейшего финансового документа для любой организации – Бюджета доходов и расходов месяца. Именно он отражает, как хорошо и эффективно работает Ваша организация – с прибылью или убытками! А также, какой Вы руководитель – хватило ли Вам профессионализма, чтобы достигнуть поставленных Целей?
Рекомендованная форма представлена в Примере 1.
Сложно поверить, но одного такого простого документа достаточно, чтобы процесс управления финансами «ожил» в любой организации!
Пример 1
Обратите внимание на важные особенности данного документа:
- помещается на странице формата – А4;
- включает две составляющие – план и факт;
- использует шрифты, «жирность» шрифта, наклоны шрифтов, отступы и уровневую нумерацию для облегчения чтения документа;
- использует разный цвет для итоговых и промежуточных чисел
- не перегружен множеством «мелких» статей.
Если Вы дадите посмотреть этот документ коллегам, бойтесь слов: «У нас почти тоже самое, ну отступов нет, ну цвет не используем…». Слово почти – очень разрушительное. Оно и его произносящие умножат Ваши деяния на ноль.
Приведенные выше 5 особенностей документа облегчают его чтение и анализ, уменьшают количество ошибок восприятия, концентрируют внимание на важном. Эти особенности равно важны и для других финансовых документов, которые Вы захотите создать! Сделайте их стандартами качества в оформлении финансовых документов.
Продолжим анализ документа Пример 1.
Многие отметят, что в Ваших документах есть еще и колонка – отклонение факта от плана!
Нет, она не забыта. Колонка убрана целенаправленно. Мало того, что «благодаря» ей Вы «запудрите» себе мозги, «анализируя» отклонение в плюс или минус, 0,01 – это много или мало…
Сравните выше изложенное с Примером 2, в котором фактические значения, превышающие плановые, автоматически становятся красными, показывая какие расходы превысили бюджетное ограничение!!!!
Пример 2
Все «нарушения» Бюджета Вам видны. Анализировать нужно только выделенные, а не весь список с их «отклонениями». Остается сделать выводы, почему утвержденные Вами расходы превышены. При этом учитывайте, что если в прибыли Вы не потеряли, то ругайте сотрудников без фанатизма.
Что же представляет собой Бюджет года Компании? Это 12 пар колонок план-факт (смотрите Пример 3).
Пример 3
Хочу отметить, годовой план – это не только форма, но умение прогнозировать. План – это Ваш прогноз. Если для Вас эта культура нова, то исходите из того, что:
- плохой план лучше, чем его отсутствие;
- применяйте к «плохому» плану принцип скользящего планирования – Прошел месяц? Его факт Вам уже известен! Уточните планы следующих двух месяцев!
- при соблюдении п. б) Вы через полгода сможете прогнозировать и планировать с большим опытом и профессионализмом;
- следующий год будет с реалистичными планами;
- при понимании, что цифры имеют содержание, план года станет инструментом достижения целей Вашей Компании
Как правильно планировать следующий месяц и год, мы рассмотрим в следующих Уроках.
1. Утвердите или введите новую более целесообразную форму Бюджета доходов и расходов.
2. Составьте План доходов и расходов на следующий месяц.
На сайте finance-controlling.net формирование Бюджета доходов и расходов месяца осуществляется автоматически, как следствие заполнения формы Управление Денежными потоками.
